Ücret bordroları, hem vergisel anlamda hem de iş yargılamalarında en sık kullanılan belgelerden biridir. 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, ve 4857 Sayılı İş Kanunu, bordroların nasıl düzenlenmesi gerektiğini açıkça belirlemiştir. Ancak uygulamadaki eksiklikler, işverenlerin haklıyken haksız duruma düşmesine neden olabilmektedir.
- Vergi Usul Kanunu’nun 238. maddesi, işverenlerin her ay ücret bordrosu düzenlemesini zorunlu kılar. Bordroda hizmet erbabının adı, soyadı, ücret bilgileri, çalışma süreleri ve vergilerin açıkça belirtilmesi gerekir. Ancak, bordronun hangi aya ait olduğu ve doğru bir şekilde tarihlenip imzalanması gibi detaylar genellikle gözden kaçar.
- 5510 Sayılı Kanun’da ücret bordrosu “ücret tediye bordrosu” olarak ifade edilmiştir. Bordroda iş yerinin sicil numarasından sigortalıların çalışma sürelerine kadar birçok detay yer almalıdır. Ancak uygulamada bordrolar, sıkça prim bordrolarıyla karıştırılır ve bu durum hem idari hem de hukuki açıdan sorun yaratabilir.
- İş Kanunu’nun 37. maddesi, işverenin işçiye ücret hesap pusulası vermesini zorunlu kılar. Ücretin günü, fazla mesai ve kesintiler gibi detayların açıkça gösterilmesi gerekir. Ancak eksik veya hatalı düzenlenen bordrolar, iş yargılamasında yazılı delil olup tanıkla ispat edilememe özelliğini kaybedebilir.
İş Yargılamasında Ücret Bordrosunun Önemi
İş yargılamalarında bordrolar, fazla çalışma, hafta tatili ve ulusal bayram ücretleri gibi taleplerin tespitinde kritik rol oynar. Ancak bordroların usulüne uygun düzenlenmemesi, işçinin imzasının olmaması veya içeriğinin belirsizliği, yanlış tahahukuklar mahkemelerde işverenin aleyhine kararlar çıkmasına neden olabilir. Bu kapsamda iş yargılamalarında en çok karşılaştığımız hatalar aşağıdaki şekildedir;
Hesaplama Hataları
- Prim, ikramiye veya teşvik ödemelerinin bordroya tam yansıtılmaması.
- Gelir vergisi matrahının ve kesintilerin hatalı hesaplanması.
- AGİ (Asgari Geçim İndirimi) tutarlarının yanlış uygulanması.
- Fazla mesai ücretlerinin eksik veya yanlış hesaplanması, hiç hesaplanmamasıEksik Bilgilendirme
- İşçinin çalışma süresi, fazla mesai, yıllık izin ücreti gibi detaylarının eksik gösterilmesi.
- Sosyal sigorta primine esas kazançların eksik bildirilmesi.Kanunlara Aykırılık
- İş Kanunu’na ve ilgili mevzuata uygun olmayan kesintiler yapılması.
- İşçinin asgari ücretin altında ödeme alması.
Yanlış Tarih ve Dönem Kullanımı - Bordroda belirtilen tarihler ile fiili ödeme tarihlerinin tutarsız olması.
- İşçinin çalışmadığı dönemlere ait bordro düzenlenmesi veya çalıştığı dönemin bordrosunun eksik olması.
Fazla Mesai ve Tatil Çalışmaları - Fazla mesailerin bordroya tahakkuk ettirmemesi, tahakkuk ettirilen karşılığın bankadan tam ödenmemesi.
- Tahakkuk ettirmek için tahakkuk ettirilmiş olması daha açık bir anlatımla tahakkuk ettirilse dahi puantaj kayıtlarıyla tutarsız olması.
Eksik İmza veya Onay - Bordronun işçi tarafından imzalanmaması veya dijital ortamda onaylanmaması.
- İmzalı bordro arşivlerinin yasal saklama süresine uygun olarak tutulmaması.
Yanlış Kesintiler - Haksız ceza kesintileri veya işçiye bilgi verilmeden yapılan kesintiler, kesintilerin bordroya doğru yansıtılmaması
- İcra kesintilerinin hatalı yapılması
KVKK ve Gizlilik Hataları - İşçiye ait kişisel verilerin bordroda gereksiz şekilde açıkça gösterilmesi.
- Bordroların KVKK’ya uygun şekilde işlenmemesi ve saklanmaması.
- Bordroların diğer işçiler tarafından da görünebilir veya ulaşılabilir ortamlarda hazırlanması
İşverenin Özel Düzenlemelerine Aykırılık - Toplu iş sözleşmeleri veya bireysel iş sözleşmelerindeki şartlara uygun düzenleme yapılmaması.
- Şirketin teşvik veya yan haklarını bordroda göstermemesi.
Bu kapsamda;
- İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklerde belirtilen hükümlere uygun olarak bordro düzenlenmelidir.
- Vergi Usul Kanunu, SGK Mevzuatı, ve KVKK‘ya uygun hareket edilmelidir.
- Resmi tatiller, fazla mesai, kıdem ve ihbar tazminatı gibi ödemelerin yasal oranlarda hesaplandığından emin olunmalıdır.
- Bordroda şu bilgilerin eksiksiz ve doğru şekilde yer alması gerekir:
- İşçinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası ve SGK numarası.
- Çalışılan gün sayısı, fazla mesai saatleri ve izin günleri.
- Brüt ücret, kesintiler (vergi, SGK primi vb.), net ücret.
- İkramiye, prim, AGİ gibi ek ödemeler.
- Fazla mesai, tatil çalışmaları, gece çalışması gibi unsurların saat bazında doğru hesaplandığından emin olun.
- Asgari ücret altında ödeme yapılmaması sağlanmalıdır.
- Gelir vergisi matrahının doğru hesaplanması için maaş ve diğer ek ödemeler düzgün bir şekilde toplu olarak değerlendirilmelidir.
- İşçiye yapılan kesintilerin (SGK primi, gelir vergisi vb.) nedenleri açıkça belirtilmelidir.
- Kanuna aykırı veya işçinin bilgisi dışında yapılan kesintilerden kaçınılmalıdır. Kesintinin sebebi ne ise o yazılmalıdır. Herhangi bir avans gönderimi olmadıysa başkaca kesintiler AVANS adı altında yapılmamalıdır.
- İşçinin bordroyu imzalaması veya dijital ortamda onaylaması sağlanmalıdır.
- İmzalanmış bordrolar yasal süre boyunca saklanmalıdır.
- Bordro bilgileri gizlilik esaslarına uygun şekilde korunmalı ve yalnızca yetkili kişilerle paylaşılmalıdır.
- İşçinin bireysel iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesinde yer alan özel hak ve yükümlülükler bordroda yansıtılmalıdır.
- İşverence taahhüt edilen prim, teşvik ve diğer yan haklar bordroya eksiksiz eklenmelidir.
- Asgari ücret artışları, vergi dilimleri, SGK prim oranları gibi unsurlar yıllık olarak değiştiğinden, düzenli olarak güncel mevzuat takip edilmelidir.
Bu hususlara dikkat edilmesi, hem işçi haklarının korunmasını hem de işverenin hukuki ve idari yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmesini sağlayarak olası uyuşmazlıklarda yaşanabilecek hak kayıplarının önüne geçer.
Elektronik Bordro Uygulamaları ve Hukuki Geçerlilik
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, bordroların elektronik ortamda çalışanlara iletilmesi yaygın hale geldi. Ancak, bu yöntemlerin yargı mercileri tarafından yazılı delil olarak kabul edilebilmesi için belirli şartları karşılaması gerekiyor. Örneğin, işçiye belgenin gönderildiği tarih, belgenin görüldüğüne dair onay ve varsa itirazların belirtilmesine olanak sağlayan bir sistem kurulmalıdır. Ayrıca, belgelerin içeriği sonradan değiştirilemeyecek şekilde düzenlenmelidir. Ve tüm bunların elektronik kayıtları mahkemeye sunulabilir olmalıdır.
Sonuç
Ücret bordrosu düzenlemek yalnızca bir formalite değil, hem işverenlerin yükümlülüklerini yerine getirmesi hem de çalışanların haklarının korunması için temel bir gerekliliktir. Usulüne uygun düzenlenen bordrolar, olası hukuki uyuşmazlıkların önlenmesinde önemli bir rol oynar. İşverenlerin, bordro süreçlerinde hem muhasebe hem de hukuk birimleriyle koordinasyon içinde çalışması büyük önem taşımaktadır.
Unutmayalım, belgelerin ismi değil, içeriği ve yasal uygunluğu iş yaşamında ve yargı süreçlerinde belirleyici olur.
Av.İlayda Döldöş